Tahsilatta en belirleyici değişken tutar değil, zamandır. Gecikme uzadıkça tahsil kabiliyeti düşer. Bu yüzden vadesi geçmiş alacak yönetimi kişiye bağlı bir çaba değil, gün bazlı tanımlı bir süreç olmalıdır.
Gün bazlı aksiyon takvimi
| Gün | Aksiyon | Sorumlu |
|---|---|---|
| Vade − 5 | Hatırlatma mesajı: fatura, tutar, vade | Otomasyon |
| Vade + 1 | Telefon: ödeme tarihi teyidi | Saha/tahsilat |
| Vade + 7 | Yazılı bildirim + güncel ekstre | Tahsilat |
| Vade + 15 | Yeni sipariş onayının durdurulması | Satış müdürü |
| Vade + 30 | Ödeme planı veya teminat görüşmesi | Finans müdürü |
| Vade + 60 | İhtarname öncesi son uyarı | Finans müdürü |
| Vade + 90 | Hukuki süreç değerlendirmesi | Yönetim |
Görüşmeye hazırlıksız gitmeyin
- Mutabık olunmuş güncel bakiye ve yaşlandırma dökümü.
- Açık faturaların irsaliye/teslim kanıtı.
- Müşterinin son 12 aylık ödeme davranışı (ortalama gecikme günü).
- Kabul edilebilir ödeme planı senaryoları ve alt sınır.
Ödeme planı yaparken üç kural
- Plan yazılı olsun ve ilk taksit görüşmenin haftasında olsun; ilk taksiti gecikmeyen müşteri planı büyük olasılıkla tamamlar.
- Cari işlemler ile plan ayrılsın: yeni sevkiyatlar peşin veya kısa vadeli olsun, aksi halde borç yeniden büyür.
- Plan bozulursa ne olacağı baştan yazılsın; sonradan yapılan tehdit, ilişkinin tamamını bozar.
Sevkiyat kısıtını doğru kurmak
Sevkiyat kısıtı bir ceza değil, risk yönetimidir. Otomatik uygulanmadığında satış ekibi ile finans arasında her seferinde pazarlık konusu olur. Sağlıklı kurgu: müşteri bazlı kredi limiti + vadesi geçen tutar eşiği + istisna onay mekanizması.
Gecikmenin tamamı ödeme güçlüğü değildir. Faturaların önemli bir bölümü uyuşmazlık (eksik teslim, fiyat farkı, prim mahsubu) nedeniyle bekler. Uyuşmazlıkları ayrı bir kuyrukta ve sahibi belli şekilde yönetin.
Hukuki süreç öncesi kontrol listesi
- Sözleşme, sipariş formu, irsaliye ve fatura zinciri eksiksiz mi?
- Karşı taraftan yazılı borç kabulü (mutabakat, e-posta) var mı?
- Teminat, ipotek, kefalet veya çek var mı?
- Tahsil edilebilirlik ile hukuki maliyet karşılaştırıldı mı?